Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als „Daten") wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als „Onlineangebot"). Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.
Stand: 28. Juli 2026
Academia Natura LLC
Suite 201, 3833 Powerline Rd
Fort Lauderdale, FL 33309, USA
Vertretungsberechtigte Person: Martin Schubert
Telefon: +49 (0)951 / 91279007
E-Mail: info@ki-sofortberatung.de
Impressum: ki-sofortberatung.de/impressum
Der Verantwortliche hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika. Da wir unser Onlineangebot gezielt an Personen in der Europäischen Union, insbesondere in Deutschland, richten und entsprechende Leistungen anbieten, unterliegt die Verarbeitung personenbezogener Daten dem räumlichen Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung gemäß Art. 3 Abs. 2 DSGVO. Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Personen in der EU folglich nach den Maßgaben der DSGVO und – soweit anwendbar – des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen in der Europäischen Union steht Ihnen folgender Kontakt zur Verfügung:
activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Kurfürstendamm 56
10707 Berlin
Telefon: +49 (0)30 / 770 19 10 70
Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch etc.) können Sie ausschließlich an diese Adresse richten; Sie müssen sich nicht zusätzlich an den US-Sitz wenden.
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
Im Folgenden teilen wir die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), auf deren Basis wir die personenbezogenen Daten verarbeiten, mit. Bitte beachten Sie, dass zusätzlich zu den Regelungen der DSGVO die nationalen Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- und Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.
Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der Datenschutz-Grundverordnung gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft, zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling. Des Weiteren regelt es die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG), insbesondere im Hinblick auf die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen sowie die Einwilligung von Beschäftigten. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer zur Anwendung gelangen.
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.
Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass die Daten an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt oder sie ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z.B. Zahlungsinstitute im Rahmen von Zahlungsvorgängen, mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Webseite eingebunden werden, gehören. In solchen Fall beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer Daten ab.
Da der Verantwortliche seinen Sitz in den USA hat und wir zudem Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten ganz oder teilweise in den USA oder anderen Drittländern (d. h. außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums) verarbeiten, findet regelmäßig eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland statt.
Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich auf einer der in Art. 44 ff. DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen, insbesondere:
Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien und – sofern vorhanden – Kopien der abgeschlossenen Standardvertragsklauseln zur Verfügung. Anfragen richten Sie bitte an die unter „Verantwortlicher" bzw. „Vertreter in der Union" angegebenen Kontaktdaten.
Wir weisen darauf hin, dass bei einer Datenübermittlung in die USA grundsätzlich das Risiko besteht, dass US-Behörden zu Zwecken der nationalen Sicherheit auf personenbezogene Daten zugreifen können und dass betroffene Personen unter Umständen nicht über vergleichbare Rechtsschutzmöglichkeiten wie in der EU verfügen.
Cookies sind Textdateien, die Daten von besuchten Websites oder Domains enthalten und von einem Browser auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden. Ein Cookie dient in erster Linie dazu, die Informationen über einen Benutzer während oder nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Zu den gespeicherten Angaben können z.B. die Spracheinstellungen auf einer Webseite, der Loginstatus, ein Warenkorb oder die Stelle, an der ein Video geschaut wurde, gehören. Zu dem Begriff der Cookies zählen wir ferner andere Technologien, die die gleichen Funktionen wie Cookies erfüllen (z.B. wenn Angaben der Nutzer anhand pseudonymer Onlinekennzeichnungen gespeichert werden, auch als „Nutzer-IDs“ bezeichnet).
Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten mit Hilfe von Cookies verarbeiten, hängt davon ab, ob wir Sie um eine Einwilligung bitten. Falls dies zutrifft und Sie in die Nutzung von Cookies einwilligen, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten die erklärte Einwilligung. Andernfalls werden die mithilfe von Cookies verarbeiteten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. an einem betriebswirtschaftlichen Betrieb unseres Onlineangebotes und dessen Verbesserung) verarbeitet oder, wenn der Einsatz von Cookies erforderlich ist, um unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Allgemeine Hinweise zum Widerruf und Widerspruch (Opt-Out): Abhängig davon, ob die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder gesetzlichen Erlaubnis erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten durch Cookie-Technologien zu widersprechen (zusammenfassend als „Opt-Out“ bezeichnet). Sie können Ihren Widerspruch zunächst mittels der Einstellungen Ihres Browsers erklären, z.B., indem Sie die Nutzung von Cookies deaktivieren (wobei dadurch auch die Funktionalität unseres Onlineangebotes eingeschränkt werden kann). Ein Widerspruch gegen den Einsatz von Cookies zu Zwecken des Onlinemarketings kann auch mittels einer Vielzahl von Diensten, vor allem im Fall des Trackings, über die Webseiten https://optout.aboutads.info und https://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden.
Verarbeitung von Cookie-Daten auf Grundlage einer Einwilligung: Bevor wir Daten im Rahmen der Nutzung von Cookies verarbeiten oder verarbeiten lassen, bitten wir die Nutzer um eine jederzeit widerrufbare Einwilligung. Bevor die Einwilligung nicht ausgesprochen wurde, werden allenfalls Cookies eingesetzt, die für den Betrieb unseres Onlineangebotes erforderlich sind. Deren Einsatz erfolgt auf der Grundlage unseres Interesses und des Interesses der Nutzer an der erwarteten Funktionalität unseres Onlineangebotes.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.
Die Beantwortung der Kontaktanfragen im Rahmen von vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehungen erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder zur Beantwortung von (vor)vertraglichen Anfragen und im Übrigen auf Grundlage der berechtigten Interessen an der Beantwortung der Anfragen.
Um unser Onlineangebot sicher und effizient bereitstellen zu können, nehmen wir die Leistungen von einem oder mehreren Webhosting-Anbietern in Anspruch, von deren Servern (bzw. von ihnen verwalteten Servern) das Onlineangebot abgerufen werden kann. Zu diesen Zwecken können wir Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste sowie Sicherheitsleistungen und technische Wartungsleistungen in Anspruch nehmen.
Zu den im Rahmen der Bereitstellung des Hostingangebotes verarbeiteten Daten können alle die Nutzer unseres Onlineangebotes betreffenden Angaben gehören, die im Rahmen der Nutzung und der Kommunikation anfallen. Hierzu gehören regelmäßig die IP-Adresse, die notwendig ist, um die Inhalte von Onlineangeboten an Browser ausliefern zu können, und alle innerhalb unseres Onlineangebotes oder von Webseiten getätigten Eingaben.
Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Wir selbst (bzw. unser Webhostinganbieter) erheben Daten zu jedem Zugriff auf den Server (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Serverlogfiles können die Adresse und Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören.
Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und verarbeiten in diesem Rahmen Daten der Nutzer, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren oder um Informationen über uns anzubieten. Wir weisen darauf hin, dass dabei Daten der Nutzer außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so z. B. die Durchsetzung der Rechte der Nutzer erschwert werden könnte. Bei US-Anbietern erfolgt die Übermittlung – sofern verfügbar – auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, andernfalls auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Ferner werden die Daten der Nutzer innerhalb sozialer Netzwerke im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können z.B. anhand des Nutzungsverhaltens und sich daraus ergebender Interessen der Nutzer Nutzungsprofile erstellt werden. Die Nutzungsprofile können wiederum verwendet werden, um z.B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Netzwerke zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Zu diesen Zwecken werden im Regelfall Cookies auf den Rechnern der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. Ferner können in den Nutzungsprofilen auch Daten unabhängig der von den Nutzern verwendeten Geräte gespeichert werden (insbesondere, wenn die Nutzer Mitglieder der jeweiligen Plattformen sind und bei diesen eingeloggt sind).
Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungsformen und der Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-Out) verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen und Angaben der Betreiber der jeweiligen Netzwerke.
Auf dieser Webseite werden Schriftarten („Google Fonts") des Anbieters Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. – je nach Routing – Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) eingebunden. Beim Aufruf der Seite stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern von Google her, wobei Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen (z. B. User-Agent, Referrer) an Google übertragen werden.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unseres Onlineangebotes (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Übermittlung in die USA stattfindet, stützen wir diese auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist, ergänzend auf die Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.
Wenn Sie unsere kostenlose telefonische Erstberatung in Anspruch nehmen, sprechen Sie zunächst mit einem KI-gestützten Sprachassistenten („Anna"). Das Gespräch wird aufgezeichnet, transkribiert und automatisiert ausgewertet, um Ihnen anschließend per WhatsApp und/oder E-Mail eine erste Einschätzung sowie einen ausführlichen Auswertungs-PDF zukommen zu lassen. Ein menschlicher Berater prüft die Auswertung vor Versand des PDF.
Wir verarbeiten dabei: Ihren Namen, Ihre Telefon- und ggf. WhatsApp-Nummer, freiwillige Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anliegen sowie den Audiomitschnitt bzw. das Transkript des Telefonats.
Hierfür setzen wir folgende Auftragsverarbeiter bzw. Dienstleister ein, die teilweise Daten in den USA verarbeiten:
Rechtsgrundlagen: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Beratungsangebots (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, automatisierten Aufbereitung der Beratungsergebnisse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Soweit Sie dem Mitschnitt des Telefonats zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich zustimmen, erfolgt die Aufzeichnung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
Speicherdauer: Audiomitschnitte werden spätestens 90 Tage nach dem Gespräch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein laufender Beratungsvorgang dem entgegenstehen. Transkripte und Auswertungsergebnisse speichern wir, solange dies zur Erbringung der Folgeleistungen und zur Dokumentation erforderlich ist, längstens jedoch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Wenn wir Ihnen einen Brief geschickt haben, trägt der darin abgedruckte QR-Code eine kurze Kennung. Scannen Sie ihn, werden Sie über die Adresse ki-sofortberatung.de/r/… auf die eigentliche Seite weitergeleitet. Dabei halten wir fest, dass und wann diese Kennung aufgerufen wurde. So können wir erkennen, ob ein Anschreiben überhaupt gelesen wurde — andernfalls hätten wir keinerlei Anhaltspunkt dafür.
Was dabei nicht erhoben wird: keine IP-Adresse, keine Browser- oder Gerätekennung, keine Cookies und keine seitenübergreifende Wiedererkennung. Es wird der Aufruf gezählt, nicht der Aufrufende. Auf Ihrem Gerät wird nichts gespeichert und nichts ausgelesen.
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Erfolgskontrolle eigener Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) — dieselbe Grundlage, auf der auch der Brief selbst beruht.
Speicherdauer: Die Aufrufe werden spätestens zwölf Monate nach dem Versand der jeweiligen Aussendung gelöscht; danach hat die Auswertung keinen Zweck mehr.
Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Auswertung jederzeit formlos widersprechen — eine Zeile an widerspruch@ki-sofortberatung.de genügt; wir löschen die zu Ihrer Kennung gespeicherten Aufrufe dann umgehend. Sie können den QR-Code auch schlicht ignorieren und die Adresse oder die Telefonnummer direkt verwenden — dabei entsteht kein solcher Eintrag.
Auf einigen Seiten (Startseite, die Seiten zur kostenlosen Testwoche, zur E-Rechnung und die Seite „KI im Hotel“) halten wir fest, wie weit Besucher kommen: dass eine Seite geöffnet wurde, welche Abschnitte zu sehen waren, ob ein Formular begonnen, abgeschickt oder mit einer Fehlermeldung beantwortet wurde, und welche Knöpfe (Anruf, WhatsApp) angetippt wurden. So erkennen wir, an welcher Stelle eine Seite nicht verständlich ist — andernfalls hätten wir keinerlei Anhaltspunkt dafür.
Was dabei nicht gespeichert wird: Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert — sie dient nur kurz im Arbeitsspeicher als Schutz vor Missbrauch. Dazu keine Cookies, keine Inhalte, die Sie in ein Formular eintippen, keine Bildschirmgröße und keine seitenübergreifende Wiedererkennung. Jeder Seitenaufruf bekommt eine Zufallskennung, die nur so lange besteht, wie die Seite geöffnet ist. Aus der Browserkennung, die Ihr Browser ohnehin mitsendet, leiten wir nur grob ab, ob es ein Mobiltelefon war und ob die Seite in der App von Facebook oder Instagram geöffnet wurde; die Browserkennung selbst speichern wir nicht. Auf Ihrem Gerät wird nichts gespeichert; das Skript liest nur, wie weit gescrollt wurde, und gibt davon die erreichte Tiefe in Prozent weiter.
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen Website und an der Erfolgskontrolle eigener Werbung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: Die Einträge werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht.
Ergibt Ihre Auswertung, dass die empfohlenen Schritte über den Einsatz einzelner Werkzeuge hinausgehen und externe Unterstützung bei der Einführung sinnvoll ist, vermitteln wir Sie auf Wunsch an einen Umsetzungspartner – ein Unternehmen, das die technische Einführung übernimmt. Diese Weitergabe erfolgt nicht automatisch: Über jede Vermittlung entscheidet ein Mensch im Einzelfall, und sie unterbleibt, wenn Sie widersprechen.
Welche Daten weitergegeben werden: Name des Unternehmens und der Ansprechperson, Kontaktdaten für die Rückmeldung, die Branche sowie eine Beschreibung des konkreten Vorhabens (der Ablauf, um den es geht, und der dafür vorgesehene Umfang). Nicht weitergegeben werden der Audiomitschnitt und das vollständige Transkript Ihres Telefonats.
Rechtsgrundlagen: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse und Ihr Interesse daran, für den empfohlenen nächsten Schritt einen geeigneten Umsetzer zu finden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Der Umsetzungspartner ist uns gegenüber kein Auftragsverarbeiter, sondern eigener Verantwortlicher – für dessen weitere Verarbeitung Ihrer Daten gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.
Nach welchen Kriterien ausgewählt wird: maßgeblich sind das fachliche Gebiet des Partners und seine räumliche Nähe zu Ihrem Betrieb.
Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Weitergabe jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen – im Telefonat, per Antwort auf eine unserer Nachrichten oder formlos an widerspruch@ki-sofortberatung.de. Ein Widerspruch vor der Vermittlung verhindert diese vollständig; die kostenlose Erstberatung und Ihre Auswertung bleiben davon unberührt.
Ihnen stehen als von der Datenverarbeitung Betroffene nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte zu:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die im Abschnitt „Verantwortlicher" bzw. „Vertreter in der Union" angegebenen Kontaktdaten.
Zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland für unseren Vertreter ist – mangels Niederlassung des Verantwortlichen in der EU – grundsätzlich die Datenschutzbehörde am Wohnsitz der betroffenen Person. Betroffene mit Wohnsitz in Bayern können sich beispielsweise an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, wenden.
Wenn Sie auf unserer Website um einen Rückruf bitten, speichern wir Ihre Rufnummer, den Zeitpunkt Ihrer Anforderung, den Wortlaut, unter dem Sie angefordert haben, sowie die Seite, von der die Anforderung ausging. Zweck ist die Durchführung des von Ihnen angeforderten Anrufs und der Nachweis, dass er angefordert war. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie unser berechtigtes Interesse an diesem Nachweis nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zusätzlich speichern wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert Ihrer IP-Adresse. Er dient ausschließlich dazu, die Zahl der Anforderungen zu begrenzen und damit zu verhindern, dass über das Formular fremde Nummern angerufen werden. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert; der Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht.
Wie lange wir das aufbewahren: Die Zeile bleibt, solange sie als Nachweis dienen kann, dass der Anruf angefordert war. Maßstab dafür ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Anforderung bei uns einging (§ 199 Abs. 1 BGB); danach entfällt der Zweck und wir löschen die Zeile. Eine automatische Löschung nach Fristablauf ist dafür nicht eingerichtet — sie erfolgt von Hand. Der Prüfwert Ihrer IP-Adresse fällt davon unabhängig schon nach 30 Tagen weg.
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihre Rufnummer für Rückrufe sperren oder Ihre Zeile löschen — eine Nachricht an info@ki-sofortberatung.de genügt.
Wenn Sie auf der Seite „KI im Hotel“ eine Übersicht anfordern, speichern wir die Angaben aus dem Formular: Name, Hotel, E-Mail-Adresse oder Rufnummer, Zimmerzahl, den von Ihnen eingetragenen Stundensatz, Ihr Hotelprogramm, die gewählte Antwort auf die Frage, was Ihr Team am meisten Zeit kostet, Ihren Freitext, die auf der Seite angehakten Aufgaben und das Rechenbeispiel, das Ihnen die Seite dazu angezeigt hat. Dazu den Zeitpunkt und den Wortlaut der Einwilligung, die Sie angehakt haben. Zweck ist, Ihnen die zugesagte Übersicht zu erstellen und Sie dazu einmal zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aus Ihrer IP-Adresse bilden wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert, der die Zahl der Anfragen je Absender begrenzt; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, und der Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht. Die Anfrage geht als E-Mail an unseren Berater; den Versand übernimmt Resend. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@ki-sofortberatung.de; wir löschen Ihre Anfrage dann.
Wie lange wir das aufbewahren: Die Anfrage bleibt, solange sie als Nachweis dienen kann, dass Sie die Übersicht angefordert und eingewilligt haben. Maßstab dafür ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Anfrage bei uns einging (§ 199 Abs. 1 BGB); danach löschen wir sie. Eine automatische Löschung nach Fristablauf ist dafür nicht eingerichtet — sie erfolgt von Hand. Der Prüfwert Ihrer IP-Adresse fällt davon unabhängig schon nach 30 Tagen weg.
Wenn Sie auf der Seite „KI im Handwerk“ eine Übersicht anfordern, speichern wir die Angaben aus dem Formular: Name, Betrieb, E-Mail-Adresse oder Rufnummer, die Zahl Ihrer Monteure, den von Ihnen eingetragenen Stundensatz, Ihre Handwerkersoftware, die gewählte Antwort auf die Frage, was Sie am meisten Zeit kostet, Ihren Freitext, die auf der Seite angehakten Aufgaben und das Rechenbeispiel, das Ihnen die Seite dazu angezeigt hat, und die Adresse der Seite, über die Sie kamen, einschließlich einer Empfehler-Kennung im Link, falls vorhanden. Dazu den Zeitpunkt und den Wortlaut der Einwilligung, die Sie angehakt haben. Zweck ist, Ihnen die zugesagte Übersicht zu erstellen und Sie dazu einmal zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aus Ihrer IP-Adresse bilden wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert, der die Zahl der Anfragen je Absender begrenzt; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, und der Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht. Die Anfrage geht als E-Mail an unseren Berater; den Versand übernimmt Resend. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@ki-sofortberatung.de; wir löschen Ihre Anfrage dann.
Wie lange wir das aufbewahren: Die Anfrage bleibt, solange sie als Nachweis dienen kann, dass Sie die Übersicht angefordert und eingewilligt haben. Maßstab dafür ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Anfrage bei uns einging (§ 199 Abs. 1 BGB); danach löschen wir sie. Eine automatische Löschung nach Fristablauf ist dafür nicht eingerichtet — sie erfolgt von Hand. Der Prüfwert Ihrer IP-Adresse fällt davon unabhängig schon nach 30 Tagen weg.
Wenn Sie auf der Seite „KI in der Hausverwaltung“ eine Übersicht anfordern, speichern wir die Angaben aus dem Formular: Name, Verwaltung, E-Mail-Adresse oder Rufnummer, die Zahl Ihrer verwalteten Einheiten, den von Ihnen eingetragenen Stundensatz, Ihr Verwaltungsprogramm, die gewählte Antwort auf die Frage, was Sie am meisten Zeit kostet, Ihren Freitext, die auf der Seite angehakten Aufgaben und das Rechenbeispiel, das Ihnen die Seite dazu angezeigt hat, und die Adresse der Seite, über die Sie kamen, einschließlich einer Empfehler-Kennung im Link, falls vorhanden. Dazu den Zeitpunkt und den Wortlaut der Einwilligung, die Sie angehakt haben. Zweck ist, Ihnen die zugesagte Übersicht zu erstellen und Sie dazu einmal zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aus Ihrer IP-Adresse bilden wir einen nicht rückrechenbaren Prüfwert, der die Zahl der Anfragen je Absender begrenzt; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, und der Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht. Die Anfrage geht als E-Mail an unseren Berater; den Versand übernimmt Resend. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@ki-sofortberatung.de; wir löschen Ihre Anfrage dann.
Wie lange wir das aufbewahren: Die Anfrage bleibt, solange sie als Nachweis dienen kann, dass Sie die Übersicht angefordert und eingewilligt haben. Maßstab dafür ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Anfrage bei uns einging (§ 199 Abs. 1 BGB); danach löschen wir sie. Eine automatische Löschung nach Fristablauf ist dafür nicht eingerichtet — sie erfolgt von Hand. Der Prüfwert Ihrer IP-Adresse fällt davon unabhängig schon nach 30 Tagen weg.
Auf der Seite „E-Rechnung" können Sie eine Rechnung hochladen und prüfen lassen, ob sie eine gültige E-Rechnung nach EN 16931 ist. Die Datei wird dafür nur für die Dauer der Prüfung verarbeitet und danach sofort gelöscht – weder die Datei noch ihr Inhalt wird gespeichert. Zur Prüfung wird der XML-Teil der Rechnung an einen Prüfdienst übergeben, den wir selbst betreiben – auf Servern unseres Auftragsverarbeiters Railway in Amsterdam (siehe oben). Die Prüfung erfolgt ohne KI-Modell; eine Übermittlung an andere Empfänger findet nicht statt.
Eine Rechnung enthält in der Regel auch Angaben über Ihre Kunden (etwa Name und Anschrift). Diese verarbeiten wir ausschließlich für die Prüfung, die Sie angestoßen haben, und speichern sie nicht. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse und das Ihre, die Gültigkeit Ihrer Rechnung prüfen zu können). Wenn Sie das vermeiden möchten, genügt für den Check auch eine Testrechnung an einen erfundenen Kunden, die Sie mit Ihrem Programm erzeugen.
Gespeichert werden nur das Prüfergebnis (z. B. „gültig" oder die Kennungen der gefundenen Mängel), der Dateityp, die Seite, über die Sie kamen, das erkannte Rechnungsformat, unsere daraus abgeleitete Empfehlung und – zur Begrenzung von Missbrauch – ein Prüfwert Ihrer IP-Adresse, der keinen Rückschluss auf die Adresse zulässt. Dieser Prüfwert wird nach 30 Tagen gelöscht. Freiwillige Angaben (Rechnungsprogramm, ungefähre Rechnungsmenge, ob Sie in Word oder Excel schreiben und ob Ihr Hersteller ein Update anbietet) speichern wir zusammen mit dem Ergebnis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage) bzw. lit. f (Schutz vor Missbrauch).
Wenn Sie eine Anfrage senden – nach dem Check oder direkt über „Jetzt einrichten lassen“ –, speichern wir Name, Betrieb, Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse, das gewählte Angebot sowie den Wortlaut Ihrer Einwilligung mit Zeitpunkt. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Ihre Anfrage wird uns über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (USA, siehe oben) zugestellt. Bei einer direkten Anfrage speichern wir zusätzlich die Seite, über die Sie kamen, und zur Begrenzung von Missbrauch einen Prüfwert Ihrer IP-Adresse, der nach 30 Tagen gelöscht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wenn Sie uns per WhatsApp eine Datei schicken – etwa eine Beispielrechnung als PDF oder ein Foto –, nehmen wir sie über unseren WhatsApp-Dienstleister WasenderAPI entgegen (siehe oben) und speichern sie in einem nicht öffentlichen Speicher bei Supabase, damit ein Berater sie ansehen und Ihre Frage beantworten kann. Das gilt für jede Art von Datei bis 50 MB, auch für Sprachnachrichten, Fotos und Videos. Zugriff haben nur unsere Berater.
Die Datei wird 90 Tage nach dem Eingang gelöscht. Die Nachricht selbst (Dateiname und ein eventueller Begleittext) bleibt im Gesprächsverlauf wie jede andere WhatsApp-Nachricht. Enthält die Datei Angaben über Dritte, etwa Ihre Kunden, dürfen Sie diese vor dem Senden schwärzen – für eine erste Einschätzung brauchen wir sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw., soweit Daten Dritter enthalten sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Ihre Anfrage beantworten zu können).
Unter den auf unseren Seiten genannten Vorführ-Nummern meldet sich eine digitale Telefonannahme eines erfundenen Betriebs. Wenn Sie dort anrufen, verarbeiten wir Ihre Rufnummer, die Dauer des Gesprächs und eine kurze Zusammenfassung Ihres Anliegens. Das Gespräch selbst wird weder aufgezeichnet noch als Text gespeichert; es wird nur einmal ausgewertet, um die Zusammenfassung zu erstellen.
Am Ende fragt die Telefonannahme, ob wir Ihnen die Zusammenfassung und einen Link per WhatsApp an die Nummer schicken sollen, von der Sie anrufen. Nur wenn Sie zustimmen, geht diese eine Nachricht an Sie; wir speichern dafür den Wortlaut der Frage und Ihre Antwort als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Weitere Nachrichten oder Anrufe folgen daraus nicht.
Die Angaben werden nach 190 Tagen automatisch gelöscht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen — mit STOPP auf die WhatsApp oder einer Nachricht an info@ki-sofortberatung.de.
In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Viele der Begriffe sind dem Gesetz entnommen und vor allem im Art. 4 DSGVO definiert. Die gesetzlichen Definitionen sind verbindlich. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen. Die Begriffe sind alphabetisch sortiert.
